Legalizzazioni e Apostille: “Valgono anche all’estero gli atti legali italiani”

La Convenzione dell’Aja 1961 ha introdotto l’Apostille, abolendo la legalizzazione degli attiL’importanza della semplificazione dei procedimenti amministrativi che hanno come scopo quello di rendere valido all’estero un atto (notarile, amministrativo etc.) emesso in Italia (o viceversa)è basilare in un contesto economico ormai globalizzato: l’aumento delle relazioni internazionali e la conseguente circolazione dei capitali, delle attività societarie, delle persone dei beni esigono metodi che agevolino gli scambi e le comunicazioni, anche quindi degli atti perfezionati in un Paese diverso da quello in cui essi devono essere utilizzati.

ESEMPI – Gli esempi possono agevolare la comprensione del problema: l’acquisizione all’estero di una quota società di capitali da parte di una società italiana richiede che sia redatta procura notarile nella quale vengano specificati i poteri dall’amministratore della società italiana e vengano altresì specificati i poteri in capo procuratore, qualora si ritenga di nominarlo, incaricato di compiere l’acquisizione; o ancora, per la costituzione di società di capitali all’estero da parte di una società italiana, sarà necessario produrre nel Paese estero anche una visura emessa dalla Camera di Commercio competente che deve trovare applicazione all’estero mediante appunto una procedura di legalizzazione. Un altro caso ancora può essere costituito dall’ipotesi dal mandato giudiziale conferito ad un avvocato italiano da parte di una società straniera mezzo del suo amministratore che necessita come atto propedeutico di procura notarile (o simili) che deve trovare riconoscimento in Italia. In tutti questi ed altri casi le procedure rischiano di bloccarsi qualora non si proceda correttamente alla trasmissione di atti valevoli anche all’estero.

LA CONVENZIONE DELL’AJA DEL 1961 – Nell’ambito della Conferenza permanente dell’Aja sul diritto internazionale privato, a cui aderiscono ben 64 Paesi, è stata stipulata tra alcuni Paesi aderenti (non tra tutti quindi) la Convenzione dell’Aja del 1961 sulla soppressione del requisito della legalizzazione per gli atti pubblici stranieri. Come premessa dobbiamo specificare che la legalizzazione di firma è l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti e certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa. Da ciò discende che la procedura di legalizzazione non perfeziona il negozio, né per quanto attiene la sua validità ne per la sua efficacia, poiché l’atto straniero è perfetto, valido e pienamente efficace per l’ordinamento straniero se sono state adempiute le prescrizioni di forma e di sostanza stabilite dallo stesso ordinamento; ma un atto di tal fatta non è efficace all’interno di un altro ordinamento, ad esempio quello italiano, finché non venga appunto effettuata la legalizzazione.

LA LEGALIZZAZIONE ORDINARIA E L’APOSTILLE – Pertanto per essere validamente prodotti in Italia i documenti formati all’estero da autorità estere presentati da soggetti giuridici stranieri devono essere legalizzati a meno che non vigono accordi multi o bi-laterali che dispensano da tale procedura.. In particolare per i documenti rilasciati all’estero la firma va legalizzata presso l’autorità diplomatico-consolare italiana nel Paese, mentre eventuali documenti rilasciati dall’autorità consolare straniera in Italia vanno legalizzati presso la Prefettura competente per territorio, anche se di norma anche le altre Prefetture possono procedervi se l’autorità a provveduto al deposito della firma. Per quei Paesi invece che aderiscono alla suddetta Convenzione dell’Aja, è stato introdotto il sistema dell’Apostille: sono esenti da legalizzazione nella forma ordinaria gli atti e i documenti che rechino l’Apostille (timbratura quadrata, scritta in lingua francese, attestante l’autenticità del documento e la qualità legale dell’autorità rilasciante). Inoltre se i documenti sono rilasciati in lingua straniera devono essere muniti di traduzione ufficiale in lingua italiana che certifichi la conformità al testo straniero.

ATTI ITALIANI DA VALERSI ALL’ESTERO – Discorso analogo a quello fatto per gli atti stranieri da valersi in Italia va fatto nel caso in cui sia un atto italiano a dover produrre effetti all’estero. In particolare per quanto attiene la legalizzazione ordinaria, c’è un distinguo da operare nel caso in cui si tratti di atti notarili da legalizzare (ad esempio procura) o di atti amministrativi (ad esempio visura camerale). Nel primo caso la legalizzazione è demandata alla procura della Repubblica che deve attestare la autenticità e la provenienza della  firma del notaio che ha emesso l’atto; mentre nel caso di atti amministrativi competente alla legalizzazione è la Prefettura del luogo in cui risiede l’ufficio che ha emesso l’atto, la firma da legalizzare deve essere di funzionario che abbia provveduto al deposito della propria firma preso la Prefettura. Muniti di queste attestazioni, gli atti devono essere legalizzati dall’autorità consolare del Paese in cui si vuole che essi producano effetti (si ricorda che gli atti dovranno essere sempre muniti di traduzione giurata, che si può far eseguire nel Paese di destinazione dell’atto).

NELL’UNIONE EUROPEA – Nell’ambito dell’Unione Europea occorre tenere presente tre convenzioni: la Convenzione dell’Aja del 1961 che abbiamo esaminato in precedenza che ha introdotto l’Apostille; Convenzione di Bruxelles del 1968 (ora la materia è disciplinata dal regolamento n. 44/2001 in materia di giurisdizione ed esecuzione delle sentenze civili e commerciali) sopprimente la legalizzazione e l’Apostille  per l’esecuzione di decisioni in materia civile e commerciale; Convenzione di Bruxelles del 1987 che ha soppresso la legalizzazione e l’Apostille in tutti i Paesi dell’Unione per ogni tipo di atto, anche se è stata ratificata solo da pochi Stati membri. In definitiva possiamo affermare che la legalizzazione è un requisito indispensabile per l’utilizzazione di atti esteri soltanto se non vi sono trattati, bilaterali o multilaterali, che prevedano l’esenzione di tale modalità o che prevedano il rispetto di una diversa formalità (l’apostille appunto).

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